ARXivar cloud è il servizio che permette l’archiviazione automatica delle mail PEC di qualunque gestore all’interno di un sistema di gestione documentale e conservazione elettronica a norma.
E’ un servizio semplice in grado di archiviare le mail PEC dopo l’invio inserendole in una cartella specifica ed organizzare l’archivio in semplici cartelle suddivise che possono essere arricchite di note ed allegati. Le mail potranno essere ricercate sia per contenuti che per indici di classificazione (mittente, destinatario, oggetto e data) attraverso l’apposito campo di ricerca.
Il servizio gestito da ARXivar cloud, garantisce sicurezza e integrità delle informazioni. E’ molto completo.
Semplice come catalogare una mail
Le mail PEC inviate vengono archiviate nella cartella e nel sistema Cloud, mentre le PEC ricevute saranno archiviate in un’altra cartella “Da Archiviare”. E’ possibile liberare spazio nella propria casella di posta denominata “Archiviata” in quanto disponibili nel sistema ARXivar Cloud.
Consultazione disponibile anche da mobile
La consultazione delle mail PEC archiviate avviene tramite interfaccia Web o da Mobile. Nell’archivio troviamo le cartelle suddivise ed organizzate per posta/anno/ingresso-uscita ed è possibile cercare le mail sia per contenuti che per indici di classificazione quali mittente/destinatario/oggetto/data attraverso l’apposito campo di ricerca.
Altre funzionalità
Le ricevute di ritorno vengono associate dal sistema in automatico ad ogni mail PEC inviata garantendo così la consultazione e reperibilità.
Una serie di comandi agevolano la gestione di ogni singolo documento.
Per ogni mail archiviata è possibile aggiungere note ed allegati che vengono così aggregati per la conservazione elettronica a norma. E’ obbligatoria se si vuole garantire valore probatorio nel tempo.
Non solo per PEC
Tramite ARXivar Cloud è possibile archiviare con semplicità qualunque tipo di mail (non solo PEC) da caselle di posta con standard IMAP o POP3.
ARXivar Cloud permette la creazione di nuovi fascicoli, l’archiviazione ed organizzazione di files di qualunque tipo: word, excel, power point, immagini, video e fax. E’ possibile associare ad un fascicolo una maschera di profilazione per classificare al meglio qualunque documento venga archiviato ed avere traccia di tutte le revisioni apportate ai documenti.
Quali sono i Vantaggi?
Integrazione del servizio al proprio provider di posta elettronica PEC;
Indicizzazione e fascicolazione mail archiviate (totale rintracciabilità);
Riconciliazione automatica ricevute di ritorno mail PEC inviate;
Ricerca e consultazione in pochi click delle mail archiviate;
Possibilità di arricchire ogni fascicolo di note, allegati o documenti pertinenti;
Motore di ricerca full text interno;
Consultazione mail archiviate anche da mobile;
Possibilità di invio in conservazione elettronica a norma delle mail PEC al termine del processo di Archiviazione (unico modo per garantirne il valore probatorio).
