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6 strategie essenziali per i Manager IT nella protezione dei dispositivi di stampa

4 Apr 2024

Con l’escalation degli attacchi informatici, diventa cruciale salvaguardare ogni aspetto dell’infrastruttura IT, compresa una componente spesso sottovalutata: la sicurezza dei dispositivi di stampa. Oggi, stampanti e multifunzione trascendono il loro tradizionale ruolo di semplici dispositivi di output, trasformandosi in punti nevralgici per i flussi di lavoro digitali e la gestione documentale. Questi dispositivi, sempre più interconnessi e intelligenti, gestiscono e archiviano quantità ingenti di dati aziendali, rendendo imprescindibile la loro protezione.

Adattare la sicurezza della stampa al contesto del lavoro ibrido

La nuova realtà del lavoro ibrido impone un ripensamento della sicurezza delle soluzioni di stampa. Le moderne modalità lavorative non si limitano più alle mura dell’ufficio, e le tecnologie di stampa devono evolversi di conseguenza, assicurando la salvaguardia dei dati ovunque il lavoro si svolga, sia in sede che da remoto.

La sicurezza avanzata diventa una caratteristica essenziale dei dispositivi di stampa connessi al cloud, che, integrati con software avanzati, forniscono la flessibilità e la scalabilità richieste dal lavoro ibrido, senza trascurare la protezione dei dati. In questo contesto, privilegiare un approccio ‘cloud-first’ alla tecnologia di stampa si rivela una scelta strategica.

Dispositivi di stampa protetti: perché sono necessari

L’esposizione a rischi derivanti da dispositivi di stampa non sicuri può avere conseguenze severe, quali la compromissione dei dati aziendali, attacchi informatici, perdite economiche e non conformità normativa.

Un episodio significativo si verificò nell’agosto 2020, quando Cybernews annunciò di aver “hackerato” circa 28.000 stampanti globalmente, evidenziando la vulnerabilità di questi dispositivi. Benché l’azione di Cybernews non costituisse un vero e proprio attacco, perché si limitò a utilizzare le funzionalità standard delle stampanti per inviare documenti a dispositivi remoti, fu comunque un segnale allarmante sulla necessità di rafforzare la sicurezza delle stampanti.

Studi recenti di Quocirca rivelano che il 61% delle aziende ha subìto perdite di dati legate a stampa non sicura. Tuttavia, vi è una nota positiva: il 79% dei responsabili IT ha in programma di incrementare gli investimenti in sicurezza della stampa nell’anno in corso, dimostrando una crescente consapevolezza dell’importanza di proteggere anche questi dispositivi critici.

Sicurezza della stampa: sei azioni da implementare in azienda

  1. Analizzare i processi aziendali:
    Occorre iniziare valutando le tipologie di dati che vengono stampati o digitalizzati di frequente. Vanno poi identificati eventuali dispositivi di stampa non autorizzati collegati alla rete aziendale e i potenziali rischi per la sicurezza legati ai processi aziendali in uso.

  2. Crittografare sempre i dati:
    I dispositivi multifunzione e le stampanti dovrebbero essere dotati di funzionalità integrate di crittografia per proteggere tutti i dati in entrata e in uscita. Se non hanno queste caratteristiche, occorre valutare la possibilità di installare soluzioni dotate di tecnologie avanzate come il Trusted Platform Module (TPM 2.0) – che ottimizza la crittografia e la protezione dei dati – e l’unità di archiviazione Solid-State Drive (SSD) che rende strutturalmente più difficile il recupero dei dati cancellati. Queste tecnologie riducono significativamente il rischio di sottrazione di informazioni, rafforzando ulteriormente i livelli di sicurezza alle attività di stampa.

  3. Implementare l’autenticazione utente:
    L’autenticazione degli utenti è fondamentale per la sicurezza e consente solo alle persone autorizzate di accedere ai dispositivi di stampa. E’ quindi un’efficace misura di protezione contro potenziali violazioni. E’ necessario implementare anche soluzioni avanzate e affidabili, come i sistemi di autenticazione tramite badge o pin.
    Gli ID utente tracciabili consentono di verificare di chi utilizza un determinato dispositivo, cosa sta stampando e quando. Questa è quindi una soluzione efficace per responsabilizzare gli utenti e proteggere ulteriormente le attività di stampa. Ogni livello di sicurezza è importante per proteggere i dati sensibili.

  4. Potenziare la funzionalità di sicurezza dei dispositivi:
    I dispositivi di stampa devono essere dotati di funzionalità come la crittografia e la sovrascrittura dei dati nascosti, essenziali per minimizzare i rischi di violazione Si dovrebbero poi disattivare eventuali porte inutilizzate, eliminando così i potenziali punti di ingresso che rappresentano minacce alla sicurezza.
    È importante poi verificare che i dispositivi dispongano sempre degli ultimi aggiornamenti di sicurezza e, idealmente, dovrebbero essere dotati di sistemi automatizzati per questo scopo. Gli aggiornamenti regolari non si limitano a introdurre nuove funzionalità, ma sono fondamentali per risolvere le vulnerabilità in tema di sicurezza.

  5. Effettuare un monitoraggio costante:
    Impostare procedure specifiche per monitorare le impostazioni di sicurezza di software, server e dispositivi di stampa, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Grazie alla verifica continua, è possibile rilevare potenziali minacce in tempo reale e intervenire immediatamente per prevenire o contenere i danni.

  6. Svolgere penetration test a cadenza regolare:
    E’ molto importante affidarsi ad un’azienda specializzate e affidabile per eseguire regolarmente penetration test che simulano un attacco informatico e consentono di individuare eventuali vulnerabilità, al fine di ottimizzare la sicurezza aziendale.

Verso un Futuro Sicuro: l’importanza della protezione dei dispositivi di stampa nelle aziende

Implementare queste sei strategie essenziali rappresenta un passo fondamentale per i Manager IT nel proteggere i dispositivi di stampa aziendali.

In un panorama digitale dove gli attacchi informatici sono all’ordine del giorno, garantire la sicurezza della stampa diventa non solo una necessità, ma una responsabilità verso la tutela dei dati sensibili dell’azienda e dei suoi clienti. Attraverso un impegno costante, l’adozione di tecnologie avanzate e la sensibilizzazione del personale, è possibile creare un ambiente di lavoro sicuro e resiliente.

Questo approccio proattivo alla sicurezza informatica contribuirà a rafforzare la fiducia nei servizi offerti dall’azienda, promuovendo al tempo stesso una cultura della sicurezza che si estende oltre i confini dell’ufficio, indispensabile nell’era del lavoro ibrido.

ATF e Ricoh Italia: una collaborazione vincente

In un mondo aziendale sempre più dinamico e interconnesso, la sicurezza delle infrastrutture IT assume un ruolo cruciale, specialmente per quanto riguarda i servizi di stampa. È qui che emerge l’importanza della collaborazione tra ATF e Ricoh Italia, un’alleanza strategica volta a offrire soluzioni di stampa gestite all’avanguardia. Ricoh, riconosciuta da IDC come leader nel campo delle soluzioni e dei servizi di sicurezza per la stampa, fornisce a ATF le tecnologie necessarie per garantire ai nostri clienti un livello di sicurezza senza precedenti. Grazie a RICOH Print Management Cloud e alla piattaforma tecnologica Always Current di Ricoh, ATF assicura ai propri clienti accesso costante agli aggiornamenti di sicurezza più recenti, cruciali nell’era del lavoro ibrido. La nostra stretta collaborazione con Ricoh Italia ci permette di supportare le aziende nella creazione di ambienti di stampa sicuri e flessibili, adattabili a qualsiasi esigenza di lavoro moderna.

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