L’archiviazione documentale digitale è un’attività che consiste nella memorizzazione digitalizzata e informatica di qualsiasi documento proveniente dal ciclo attivo e passivo di un’azienda.
Nelle aziende in cui non è previsto un sistema di archiviazione documentale digitale, le informazioni e in generale i documenti sono distribuiti in archivi più o meno organizzati, generati da svariati software come word, excel, fax ecc.
Tutto ciò significa che le organizzazioni, dalla più grande come le multinazionali, all’ente pubblico, alla più piccola azienda privata, sono costrette a dotarsi di un archivio documenti cartacei confusionario, incompleto e poco accessibile. Il risultato finale comporta un basso livello di disponibilità delle informazioni, ritardi nell’elaborazione, una minore soddisfazione dei clienti, opportunità mancate e spesso la perdita di informazioni e quindi di parte del valore del lavoro svolto.

Grazie alla soluzione ARXivar di archiviazione documentale digitale è possibile eliminare tutte queste criticità per una maggiore efficacia ed efficienza dei processi aziendali. ARXivar consente di semplificare il flusso dei documenti, che vengono acquisiti, indicizzati e salvati in un archivio digitale centralizzato di facile consultazione.

Archiviazione documentale e conservazione digitale: le differenze

Spesso si tende a credere, sbagliando, che l’archiviazione documentale digitale e la conservazione digitale siano la stessa cosa.
Mentre l’archiviazione documentale digitale è un processo di memorizzazione di qualsiasi documento cartaceo su un personal computer o un dispositivo esterno idoneo come ad esempio una semplice chiavetta USB, la conservazione digitale riguarda la sostituzione rientra in un più ampio processo di gestione documentale perché implica la sostituzione della conservazione cartacea dei documenti  con quella digitale, un processo normato dal Codice dell’Amministrazione Digitale.

I vantaggi dell’archiviazione documentale digitale ARXivar

L’utilizzo della soluzione ARXivar offre funzionalità evolute di archiviazione documentale e permette di implementare l’archiviazione digitale per:

• Ciclo attivo: gestione dei contatti clienti, delle offerte e, quindi, degli ordini e delle consegne.
• Ciclo passivo: tutti i processi e i workflow che s’instaurano tra l’azienda/ente, i fornitori e il magazzino.
• Fatturazione elettronica.
• Produzione e certificati di qualità.

I vantaggi nell’utilizzo di archiviazione documentale digitale ARXivar sono numerosi: a partire da una riduzione di tempi e costi associata alla memorizzazione alla maggiore facilità organizzativa dei file che possono essere ritrovati facilmente e rapidamente all’interno degli archivi digitali.
Di conseguenza la gestione del workflow aziendale verrà facilitata favorendo una maggior completezza delle informazioni, maggior condivisione e una tracciabilità delle informazioni in tempo reale.

L’esperienza maturata nell’utilizzo di software di archiviazione documentale digitale è valsa ad ATF il riconoscimento di Gold Partner ARXivar.