Con l’evoluzione tecnologica e le nuove modalità di lavoro degli ultimi anni sono tantissimi i settori che stanno traendo benefici. Anche il mondo della conservazione documentale è evoluto grazie gli archivi digitali, con una riduzione di costi e di spazi, maggiore sicurezza e integrità e facilità di condivisione anche da remoto.
La conservazione digitale dei documenti con ARXivar garantisce numerosi vantaggi per le aziende grazie alla capacità del software di gestione documentale di migliorare efficacia ed efficienza dei flussi di lavoro.

COS’E’ LA CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI

La conservazione digitale dei documenti, chiamata anche conservazione sostitutiva, è quella procedura legale e informatica regolamentata dall’art. 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale che consente di attribuire valore legale e di mantenere inalterati nel tempo i requisiti probatori dei documenti informatici.
La conservazione digitale dei documenti in sostanza equipara, in termini di valore legale, i documenti cartacei con quelli digitali garantendo l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici come previsto dalle Linee Guida AgID entrate in vigore dal 1° gennaio 2022.
Conservare digitalmente significa quindi sostituire documenti cartacei con quelli digitali che vengono resi immutabili e bloccati nella forma attraverso:

• L’impronta di hash: una sequenza di lettere e numeri, lunga solitamente 64 caratteri che identifica univocamente un file.
• La firma digitale: metodo di identificazione informatica da applicare ai documenti informatici così come la firma autografa veniva applicata sui corrispettivi cartacei, che consente una stretta connessione tra l’oggetto sottoscritto e la firma.
• La marca temporale, che permette di associare data e ora certe e legalmente valide a un documento informatico.

IL SOFTWARE DI GESTIONE DOCUMENTALE ARXIVAR

ARXivar è leader di mercato in Italia grazie ai suoi 400 Business Partner formati e certificati. Grazie al suo software di gestione documentale migliora le performance di business delle aziende, automatizzando i processi con strumenti di controllo e reportistica avanzati, organizzando le informazioni in modo facile e veloce e proteggendo gli archivi con i giusti livelli di criptazione.

VANTAGGI DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI

La conservazione digitale dei documenti consente di archiviare legalmente i documenti in formato elettronico anziché cartaceo, rendendoli non solo facilmente reperibili in caso di necessità, ma anche assicurando che gli stessi documenti non siano stati modificati e che nel tempo rimangano integri, completamente fedeli al momento in cui sono stati validati.

Grazie all’innovativo software ARXivar, tutto questo si traduce in notevoli vantaggi sia in termini di efficienza gestionale che in termini di riduzione dei costi per le aziende e le Pubbliche Amministrazioni:

• Risparmio sui costi di stampa, di condivisione e di archiviazione dei documenti. Risparmio particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.
• Riduzione degli spazi di conservazione dei documenti, con una gestione migliore del magazzino.
• Velocità di ricerca dei documenti a distanza, con dati a disposizione in maniera tempestiva
• Sicurezza dei dati processati
• Maggiore capacità di controllo e analisi del processo
• Notevole risparmio ambientale derivante dal ridotto utilizzo di carta
• Facilitare un percorso di digitalizzazione aziendale

QUALI DOCUMENTI POSSONO ESSERE CONSERVATI DIGITALMENTE

Con l’aumentare dell’utilizzo degli strumenti software le aziende sono tenute a conservare digitalmente a norma qualsiasi dato che possa essere oggetto di contenzioso o controllo da parte di enti o funzionari.
In particolare, la conservazione digitale dei documenti è obbligatoria per le fatture elettroniche, i contratti digitali, i messaggi mail inviati tramite PEC – Posta Elettronica Certificata (che assimilata al resto della corrispondenza deve essere conservata per 10 anni).

Ci sono anche altri documenti che è possibile conservare digitalmente a norma di legge:

• Libro inventario
• Libro giornale
• Registro beni ammortizzabili
• Registri utili ai fini IVA
• Dichiarazioni fiscali
• Modelli di versamento delle imposte F23 e F24
• Bilanci d’esercizio

La conservazione digitale dei documenti non è ammessa invece per documenti di interesse storico o per altri in cui vi è un obbligo di legge come le fatture elettroniche verso Sdl.

LA CONSERVAZIONE DIGITALE DI DOCUMENTI E CONTRATTI CON ARXIVAR

La conservazione digitale dei documenti con ARXivar può essere effettuata sia in house che in outsourcing.
L’utilizzo della piattaforma ARXivar permette di implementare una corretta conservazione digitale in house, ovvero su sistemi informativi interni all’azienda, semplificando la gestione e il monitoraggio dell’intero processo documentale in una logica full digital.
In alternativa è disponibile un servizio basato su una piattaforma in cloud in cui tutte le operazioni sono gestite e monitorate da ARXivar.

ATF, grazie alla sua esperienza nel settore, accompagna le aziende nel processo di trasformazione digitale e di conservazione digitale dei documenti, aiutandole a gestire in modo semplice ed efficace le informazioni aziendali.
L’esperienza maturata dai consulenti, lo studio delle esigenze, la realizzazione ed i risultati ottenuti in termini di efficacia dei progetti, le ha permesso di ottenere il riconoscimento di Gold Partner ARXivar.