La dematerializzazione dei documenti non solo permette di risparmiare sulle ore di lavoro nella gestione delle attività d’ufficio. E’ grazie all’integrazione digitale che si può raggiungere maggiore efficienza, aumentando la produttività individuale e aziendale.

In un mondo in cui la metà del nostro tempo la passiamo a guardare informazioni online da qualsiasi dispositivo, i dati emersi dall’Osservatorio Digital Innovation del Politecnico di Milano confermano che il 40% degli investimenti delle aziende italiane sarà finalizzato a progetti di digitalizzazione e dematerializzazione.

La roadmap della conversione documentale

Oggi la maggior parte della documentazione può essere tranquillamente dematerializzata, che si tratti di un report e della nota spese, del fascicolo del personale o della fatturazione elettronica fino ad arrivare alla gestione dell’intero ciclo dell’ordine, a spingere una rapida conversione informatica sono i governi:

1 gennaio 2013: recepita la Direttiva IVA 2010/45/UE che introduce una nuova definizione di fatturazione elettronica secondo la quale per “fattura elettronica” si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico e sancisce la parità di trattamento per fatture elettroniche e cartacee anche per quanto riguarda la garanzia di autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità nel tempo.

6 giugno 2014 e 31 marzo 2015: scatta l’obbligo di emettere fatturazione elettronica per la Pubblica Amministrazione italiana: il decreto inizialmente ha coinvolto i ministeri e loro articolazioni. Alla seconda scadenza, invece, l’obbligo della fatturazione elettronica è stato esteso a tutte le pubbliche amministrazioni e ai loro fornitori. L’obiettivo del legislatore è quello di assicurare la tracciabilità dei pagamenti e garantire un maggior controllo della spesa pubblica.

1 luglio 2016: l’Agenzia delle Entrate metterà a disposizione dei contribuenti un servizio per la generazione, trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche.

1 gennaio 2017: il Ministero dell’Economia e delle Finanze metterà a disposizione dei contribuenti il Sistema di Interscambio (SDI) che diventerà così come è accaduto con la Pubblica Amministrazione, lo strumento di veicolazione delle fatture tra fornitore e cliente. Tale strumento garantirà l’esito dell’invio e della ricezione del documento e restituirà in tempo reale lo stato delle operazioni rilevanti ai fini IVA.

Non c’è digital transformation senza dematerializzazione

La digitalizzazione delle informazioni apre a nuove opportunità di sviluppo del business attraverso un’automazione a valore aggiunto che porta servizi di standardizzazione e di integrazione a supporto delle attività aziendali: a beneficio quindi delle amministrazioni, degli uffici HR, degli uffici di progettazione e dei reparti marketing e commerciale.

Dietro a ogni documento esiste un processo, la dematerializzazione risolve diverse criticità nelle aziende e può portare risparmi concreti che derivano da maggiore produttività, organizzazione, controllo e ottimizzazione degli spazi.

Oggi le imprese che la adottano per le loro fatture attive e passive sono ancora limitate se confrontate con la totalità delle imprese presenti e attive nel nostro Paese, visto che la pratica è diffusa rispettivamente nel 39% delle Grandi imprese e nell’1% delle PMI attive in Italia. E’ digitalizzando l’intero ciclo dell’ordine fino alla consegna, le fatture ed i pagamenti che si ottengono risultati significativi. Tuttavia, la digitalizzazione offre un altro grosso vantaggio alle aziende: la standardizzazione delle procedure interne ed esterne.

La dematerializzazione porta velocità nei processi, tracciabilità e rintracciabilità documentale che garantisce una trasparenza ed una qualità nella gestione dell’informazione come nessuna attività manuale potrebbe fare. Inoltre, sarà l’occasione giusta per reingegnerizzare la gestione documentale, approcciando strumenti e sistemi che hanno cambiato metodi e processi di lavoro, favorendo una nuova cultura che oggi può essere definita smart management.

I dati degli analisti del Politecnico di Milano raccontano come l’obbligo della Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione coinvolga oltre 500000 imprese che utilizzano soluzioni di Conservazione Digitale per almeno una parte delle fatture attive destinate alla Pubblica Amministrazione e può rappresentare un input per avvicinarsi sempre più a progetti estesi tra privati.

Per gestire elettronicamente le informazioni sarà necessario contare su soluzioni integrate, scalabili e semplici da utilizzare con soluzioni tecnologiche, competenza e consulenza a supporto. Sistemi di data, document e process management sono tra i trend di un’evoluzione che in modo differente sta portando gli operatori ad interrogarsi sulle migliori strategie per il proprio futuro. Il tempo sarà una variabile fondamentale soprattutto dal punto di vista della normativa sempre più completa che offre oggi regole precise per la conservazione sostitutiva.

La cultura digitale porta innovazione verso il pieno recupero di efficienza attraverso una mappatura razionale dei processi e risponde al progresso digitale del Paese spinto dal legislatore italiano ed europeo.