In ATF aiutiamo le aziende a gestire in modo semplice e smart le informazioni ed i documenti. L’esperienza maturata dai nostri consulenti, lo studio delle esigenze, la realizzazione ed i risultati ottenuti in termini di efficacia dei progetti, ci è valso il riconoscimento di Gold Partner ARXivar.

Oggi presentiamo uno dei nostri migliori casi di successo nella gestione documentale con ARXivar per le risorse umane.

ESIGENZA

Le aziende che hanno numerose sedi e un elevato turnover di personale richiedono importanti volumi di documenti per la gestione delle risorse umane. Ipotizzare una gestione manuale dei documenti e dei processi comporterebbe un notevole dispendio di risorse impattando sui costi e sui tempi aziendali, rallentando il lavoro e l’efficienza dell’ufficio HR.

In questo caso specifico, l’esigenza è stata quella di creare processi automatizzati per governare lo scambio di documentazione fra l’ufficio HR e i dipendenti delle sedi periferiche (negozi, filiali etc. etc.) con restituzione dei documenti firmati.

SOLUZIONI

Le soluzioni ARXivar si abbinano a molteplici sistemi HR. La stessa è stata implementata coi seguenti sistemi HR:

• INAZ tramite interrogazioni dirette al DB in sola lettura
• ZUCCHETTI in CLOUD tramite interrogazioni web services

Organizzazione documenti
I documenti sono stati organizzati secondo macrocategorie e categorie, rispettando le classificazioni già adottate dal gestionale HR dell’azienda, con lo scopo di generare processi automatizzati.

Archiviazione
L’archiviazione dei documenti può avvenire sia in automatico, sia manualmente:

• Automatico: il documento prodotto dal sistema viene archiviato automaticamente in ARXivar con i relativi metadati che ne identificano il destinatario e la tipologia del documento
• Manuale: l’utente dell’ufficio HR ha a disposizione una maschera di inserimento attraverso la quale inserisce il documento e relativi metadati

Workflow di gestione
A seconda della tipologia dei documenti e dei soggetti interessati, il documento potrebbe essere sottoposto ad approvazione del relativo Area Manager, quindi portato all’attenzione del diretto interessato o alla figura professionale più vicina (es. Direttore negozio vs commesso).

Se il documento richiede la firma e la restituzione all’ufficio HR, è disponibile una cartella condivisa in cui inserire la scansione del documento firmato che attiva la revisione automatica del documento, attraverso un codice barcode opportunamente applicato in fase di generazione.

RISULTATI

La digitalizzazione dei documenti e dei processi automatizzati ha consentito di ottenere i seguenti benefici:

• Ricerca dei documenti condivisa e controllata
• Gestione delle scadenze: i documenti in prossimità di scadenza vengono prodotti ed inviati in automatico
• Organizzazione automatica in fascicoli
• Elenco delle attività in sospeso (to do list) delle persone coinvolte
• Documenti che devono ancora essere firmati
• Riduzione dei tempi
• Riduzione dei costi
• Riduzione degli errori

Vuoi ottimizzare la gestione documentale del tuo reparto HR con ARXivar? Contattaci per maggiori informazioni: marketing@atf.it