Nel mondo aziendale, la gestione accurata della documentazione legata a Qualità, Sicurezza e Ambiente è cruciale per garantire operazioni efficienti e conformi agli standard internazionali. In ATF aiutiamo le aziende a gestire in maniera smart e semplice questa tipologia di documenti.

Oggi presentiamo uno dei nostri casi di successo nella gestione documentale secondo gli standard ISO con ARXivar.

ESIGENZA

L’esigenza è stata quella di riorganizzare i documenti relativi la Qualità (ISO9001), la Sicurezza (ISO45001) e l’Ambiente (ISO14001) con l’obiettivo di avere una gestione più strutturata, controllata e sicura.
Nel tempo la documentazione è stata gestita nel file system di un PC e condivisa con il consulente della qualità tramite DropBox.
In particolare, si aveva l’esigenza di portare in ARXivar i documenti relativi QAS (Qualità, Ambiente e Sicurezza) rispettando -in parte- la struttura organizzativa già adottata nelle cartelle Drop Box così individuato:

• Procedure
  • Procedure
  • Istruzioni Operative
  • Moduli
• Registrazioni

REALIZZAZIONE

La soluzione realizzata ha fornito una serie di strumenti documentali che consentono:

• MASCHERE per l’archiviazione nuovi documenti
• Modifiche PROFILI PREDEFINITI per documenti già gestiti in processi già esistenti (REGISTRAZIONI)
• CARTELLE MONITORATE per agevolare l’esercizio del recupero storico
• FASCICOLI in cui raccogliere tutti i documenti in una struttura semplice ed ordinata
• SCADENZIARIO
  • Report che propone le scadenze inserite in stile calendar
  • VISTA che propone le REGISTRAZIONI prossime a scadenza

Sfruttando il motore di workflow vengono gestiti:

• CONTROLLO REVISIONE
  • Con cadenza annuale viene proposto un TASK al responsabile redattore del documento (Procedura, Istruzione Operativa, Modulo) in cui viene chiesto se il documento è da sottoporre a revisione
  • Ogni documento interessato deve contenere le informazioni utili per determinare i termini di scadenza ed i soggetti da coinvolgere
• GESTIONE REVISIONE
  • Creazione di una BOZZA per la nuova versione
  • TASK al responsabile redattore per la redazione della BOZZA
  • TASK per l’APPROVAZIONE
  • PUBBLICAZIONE della nuova versione applicando opportuni cambi di STATO ai documenti interessati
• REGISTRAZIONI IN SCADENZA
  • TASK al referente per gestire la registrazione in scadenza (es. inserire una misurazione richiesta)

RISULTATI

I risultati sono stati immediati:

• Consultazione semplice e veloce; struttura base dei fascicoli ereditata da sistema già in uso, ottimizzata, semplificata e resa rigorosa da regole automatiche.
• Condivisione attiva con il consulente
• Nessuna duplicazione di documenti o dati; ad esempio, non è più necessario riportare le scadenze di alcune registrazioni nel documento “scadenziario” in quanto lo scadenziario viene generato automaticamente come report.

Vuoi ottimizzare la gestione della tua documentazione ISO con ARXivar? Contattaci per maggiori informazioni: marketing@atf.it