Le nuove modalità di lavoro e la crescita degli attacchi informatici degli ultimi anni hanno accelerato la riorganizzazione e la digitalizzazione delle aziende su più livelli. In questo contesto, anche l’ottimizzazione dell’infrastruttura documentale ha assunto un’importanza ancora maggiore: all’aumentare della complessità di procedure e normative, cresce la quantità di informazioni da gestire e proteggere.
Il software di gestione documentale ARXivar è un’ottima soluzione per centralizzare, organizzare, conservare e condividere i documenti in modo smart, da remoto e in totale sicurezza.
COME FUNZIONA UNA CORRETTA GESTIONE DOCUMENTALE
La gestione documentale deve essere orientata al corretto adempimento degli obblighi in materia di trattamento dei dati personali, anche con un’adeguata analisi del rischio. Devono essere perseguiti obiettivi di accessibilità alle informazioni in entrata e in uscita, coniugando la compliance normativa con le esigenze operative quotidiane. Di seguito alcuni di questi requisiti:
- La gestione dei documenti deve avvalersi di workflow documentali e sistemi di Document & Content Management (ad esempio per la gestione dei contenuti, per l’assegnazione di responsabilità e permessi a differenti categorie di utenti ecc) di Document management system (ad esempio per l’archiviazione, la ricerca, il controllo delle versioni ecc)
- E’ essenziale un manuale di gestione documentale per la descrizione del sistema di gestione informatica dei documenti (obbligatorio nella Pubblica Amministrazione)
- Deve essere incaricato un Responsabile della gestione documentale
- E’ necessaria l’adozione di un sistema di Conservazione a norma di legge da realizzarsi come disposto dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e dalle vigenti Linee Guida AgID
- Deve essere adottato un manuale di conservazione per la definizione della struttura organizzativa, delle modalità operative, delle procedure interne, degli standard e delle regole adottate
CHI E’ IL RESPONSABILE DELLA GESTIONE DOCUMENTALE
Il responsabile della gestione documentale, in sostanza, gestisce i flussi documentali digitali in azienda, definisce le politiche di accesso al sistema ed esegue altre funzioni, come:
- Predisporre le procedure per un corretto svolgimento delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo
- Predisporre tutte le misure organizzative necessarie per l’introduzione del registro del protocollo informatico unico
- Elaborare un piano di conservazione digitale dei documenti, inviando periodicamente al sistema di conservazione i fascicoli relativi a procedimenti chiusi
- Coordinarsi con il responsabile della conservazione, che è parte attiva nelle operazioni di scarto nel rispetto della normativa vigente
I VANTAGGI DEL SOFTWARE DI GESTIONE DOCUMENTALE ARXIVAR
Un software di gestione documentale come ARXivar consente di digitalizzare i processi gestendo l’intero ciclo di vita di un documento in modo organizzato e migliorando l’efficienza di aziende di ogni dimensione. ARXivar prevede una serie di caratteristiche vantaggiose per la gestione documentale, come:
- Integrazione con i sistemi utilizzati per centralizzazione gestionale
- Accessibilità smart alle informazioni da qualsiasi luogo o device utilizzato
- Documenti gestiti con sistemi automatici durante tutto il ciclo di vita
- Condivisione di informazioni con impostazione di corretti livelli di accessi
- Conservazione del valore probatorio del documento in formato digitale
- Sicurezza del sistema documentale affidabile con alti standard di criptazione dei dati
In ATF aiutiamo le aziende a gestire in modo semplice e smart le informazioni ed i documenti. L’esperienza maturata dai nostri consulenti, lo studio delle esigenze, la realizzazione ed i risultati ottenuti in termini di efficacia dei progetti, ci è valso il riconoscimento di Gold Partner ARXivar.
