In ATF aiutiamo le aziende a gestire in modo semplice e smart le informazioni e la gestione documentale. L’esperienza maturata dai nostri consulenti, lo studio delle specifiche esigenze, la realizzazione ed i risultati ottenuti in termini di efficacia dei progetti ci ha permesso di essere riconosciuti come Gold Partner ARXivar.

In questo articolo presentiamo uno dei nostri casi di successo relativo alla gestione dei documenti in applicazione del GDPR e Data Retention, resa semplice grazie alla piattaforma ARXivar.

GDPR E DATA RETENTION: LE ESIGENZE

Con l’introduzione del GDPR (General Data Protection Regulation), la gestione dei documenti è inevitabilmente cambiata.
Il GDPR prevede che i dati personali possono essere conservati in base al tempo necessario per svolgere l’attività per la quale siano stati raccolti, quindi c’è un limite di tempo per i quali i documenti possono essere mantenuti: questa regola è chiamata Data Retention.
Ogni tipo di trattamento di dati, identificato nel Registro dei Trattamenti, attribuisce agli stessi o ai documenti in oggetto una finalità, e ad ogni finalità viene attribuita una regola di Data Retention.
L’esigenza emersa è stata quella di realizzare una gestione documenti centralizzata, in linea con le regole di Data Retention al fine di semplificarne la gestione.

REALIZZAZIONE DELLA SOLUZIONE DI GESTIONE DOCUMENTALE CON ARXIVAR

Grazie ad ARXivar, il software di gestione documentale, sono stati identificati gli strumenti per la configurazione ed il controllo delle regole.

CONFIGURAZIONE DI ARXIVAR:

• Attraverso una Maschera vengono raccolti i dati significativi delle “finalità”, tra cui un elenco (ClasseBox) in cui vengono definiti i filtri da applicare per cercare il documento (interno ad ARXivar)
• Ad ogni finalità potrebbero corrispondere una o più classi documentali da dover gestire.

ATTUAZIONE:

L’attuazione del “Data Retention” consiste nell’aggiornare il campo “Data End Retention” per quei profili (dati/documento) individuati in base alla Finalità e Chiave specificati nel profilo Evento (classe doc GDPR.EVN).

L’individuazione dei profili avviene tramite un algoritmo (workflow) che applica il filtro “chiave” negli opportuni campi di profilo delle relative classi documentali classificate con la Finalità in questione.
Il risultato è l’aggiornamento del campo “Data End Retention” dei profili identificati.
L’archiviazione documentale degli eventi può avvenire:

• Manualmente: compilando la maschera “Evento Data Retention”
• Da Workflow: es. nel workflow che gestisce i documenti soggetti a trattamento, tramite la chiamata di un Plugin Link.
• Dall’esterno: tramite una regola di Plugin Manager per i dati/documenti ospitati presso software esterni ARXivar.

INTEGRAZIONE:

Per i documenti/dati gestiti da sistemi esterni ARXivar e soggetti all’applicazione del Data Retention interviene il relativo sistema ospite il quale può accedere all’ambiente di configurazione interrogando una predisposta Vista sul DB di ARXivar.

RISULTATI OTTENUTI CON IL SOFTWARE DI GESTIONE DOCUMENTALE ARXIVAR:

Grazie al software di gestione documentale ARXivar si ottengono diversi benefici: la gestione del Data Retention è centralizzata, le attività di cancellazione dei documenti presenti vengono riservate a interventi manuali. Inoltre viene messo a disposizione lo strumento di ricerca per i documenti che hanno superato la “Data End Retention”, per permettere di controllarli e cancellarli.

Vuoi semplificare la gestione documentale della tua azienda con ARXivar? Contattaci per maggiori informazioni: marketing@atf.it