ARXivar consente di migliorare la gestione dei processi aziendali grazie all’utilizzo di workflow specifici per l’automazione delle procedure con strumenti di controllo e reportistica avanzati portando vantaggi a 360° ad ogni area dell’azienda.
ESEMPI DI WORKFLOW CON ARXIVAR
La funzionalità di Workflow documentale integrata in ARXivar consente di disegnare e gestire i processi aziendali in maniera semplice e veloce.
Ogni azienda è fatta di processi, che attraversano spesso più funzioni e reparti, dallo sviluppo dei prodotti alla gestione dei progetti, dall’amministrazione di back-office al servizio clienti di front-end: questi flussi di lavoro sono composti di step che devono essere eseguiti in un preciso ordine.
Di seguito alcuni esempi per la gestione di specifiche attività per ciascuna area aziendale.
GESTIONE DEI PROCESSI AZIENDALI: AREA VENDITA E POST VENDITA
La gestione dei flussi documentali nell’area vendita e post vendita è garantita da ARXivar grazie a un workflow che automatizza la gestione dell’offerta, dalla richiesta di preventivo, inserita tramite il portale fino al caricamento dello stesso, passando dalla collaborazione tra l’ufficio tecnico e quello commerciale.
Altre funzioni interessanti riguardano la gestione dei contratti, con il sistema che avvisa in automatico l’utente della necessità di revisione, e l’assistenza post vendita, con il software che gestisce in automatico tutto il processo di gestione del ticket, dalla presa in carico alla chiusura.
GESTIONE DEI PROCESSI AZIENDALI: AREA AMMINISTRAZIONE
La gestione della fattura elettronica è un altro di punti di forza di ARXivar: la fattura generata dal gestionale viene automaticamente controllata e trasmessa e in seguito ARXivar riceve le notifiche SdI e a seconda della loro tipologia avvia specifici processi automatici.
In caso di errori ed anomalie che non permettono di processare correttamente la fattura, il software invia una notifica di scarto a un utente predefinito affinché ne verifichi la problematica e la corregga. In caso di mancata consegna della fattura, un processo automatico invia una e-mail al cliente, allegando il pdf della fattura emessa, per informarlo della non ricezione e richiedere di scaricare l’originale dal sito dell’Agenzia delle Entrate.
GESTIONE DEI PROCESSI AZIENDALI: AREA ACQUISTI
Per quanto la gestione dei processi aziendali dell’area acquisti, ARXivar, a seguito della generazione di una RdA (Richiesta di acquisto), innesca un workflow di validazione che si conclude con la creazione dell’ODA (Ordine di acquisto) approvato e firmato digitalmente, che è spedito al fornitore. In seguito il Documento di trasporto (DDT) viene reso disponibile digitalmente direttamente sia al fornitore sia al destinatario e non più stampato e consegnato al corriere.
Per il pagamento, Il fornitore inserisce la fattura tramite portale web. Il sistema, a seguito della riconciliazione ODA – fattura, innesca il workflow di approvazione fattura e pagamento.
GESTIONE DEI PROCESSI AZIENDALI: AREA RISORSE UMANE
ARXivar si dimostra efficiente anche sotto il profilo della gestione aziendale dell’area risorse umane. Il workflow si occupa di tutti gli aspetti dalla richiesta di assunzione alla preparazione dei documenti per l’assunzione fino alla redazione del contratto e l’iscrizione del libro paga. Il software può creare anche un vero e proprio fascicolo digitale per ogni collaboratore che include la sua storia lavorativa. Gestisce inoltre il rimborso spesa raccogliendo e memorizzando le spese inserite dal dipendente tramite smartphone e PC.
GESTIONE DEI PROCESSI AZIENDALI: QUALITÀ E GDPR
ARXivar guida l’utente in tutte le fasi delle gestione del reclamo: registrazione della segnalazione, smistamento, chiusura della pratica e comunicazione al cliente. Per la gestione dei documenti in applicazione di GDPR, si pone al centro della gestione dei processi di violazione dei dati personali per la catalogazione della violazione e l’invio della notifica agli interessati e alle autorità competenti. Report dettagliati danno evidenza sia del numero dati violati e categorie sia dell’impatto sui trattamenti e tempi di gestione.
In ATF aiutiamo le aziende nella gestione dei processi aziendali. L’esperienza maturata nel settore e la competenza dei nostri consulenti ci ha permesso di ottenere il prestigioso riconoscimento di Gold Partner ARXivar.
