La gestione documentale è un processo informatico dei documenti che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione a norma.
Un software di gestione documentale è una soluzione software utilizzata per centralizzare, organizzare e condividere i documenti in sicurezza. All’aumentare della complessità di procedure e normative, cresce la quantità di informazioni da gestire.
I requisiti della gestione documentale
Tutto deve essere finalizzato al corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica, archivistica e all’osservanza dei principi generali in materia di trattamento dei dati personali, anche mediante un’adeguata analisi del rischio. Devono essere perseguiti obiettivi di accessibilità alle informazioni in entrata e in uscita, coniugando la compliance normativa con le esigenze e i bisogni pratici del lavoro quotidiano.
Best Practice per una corretta gestione documentale:
- La gestione dei documenti informatici dovrà avvalersi di workflow documentali e sistemi di Document & Content Management (per la gestione dei contenuti, per l’assegnazione di responsabilità e permessi a differenti categorie di utenti, per la descrizione delle attività del flusso di lavoro etc. etc.) di Document management system (per l’archiviazione, la ricerca, il controllo delle versioni, i metadati, la sicurezza logica e fisica del dato, l’indicizzazione, la riproduzione etc. etc.)
- Essenziale un manuale di gestione documentale per la descrizione del sistema di gestione informatica dei documenti (obbligatorio nella Pubblica Amministrazione)
- Dovrà essere incaricato un Responsabile della gestione documentale
- Dovrà essere adottato un sistema di Conservazione a norma di legge da realizzarsi in ottemperanza a quanto disposto dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e dalle vigenti Linee Guida AgID ai fini dell’autenticità, integrità, leggibilità, reperibilità e legalità nel tempo dei documenti sottoposti a gestione documentale
- Dovrà essere adottato un manuale di conservazione per la definizione della struttura organizzativa, delle modalità operative, delle procedure interne, degli standard e delle regole adottate
Chi è il responsabile della gestione documentale?
Il responsabile della gestione documentale, in sostanza, gestisce i flussi documentali digitali in azienda, definisce le politiche di accesso al sistema stabilendo “chi fa cosa” (inserimento, modifica o consultazione dei documenti informatici) ma non solo. Se andiamo nel dettaglio, infatti, fra le principali funzioni troviamo:
- la predisposizione delle procedure per un corretto svolgimento delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo
- la predisposizione di tutte le misure organizzative necessarie per l’introduzione del registro del protocollo informatico unico
- l’elaborazione di un piano di conservazione dei documenti, inviando periodicamente al sistema di conservazione i fascicoli relativi a procedimenti chiusi
- In ultimo, in coordinamento col responsabile della conservazione, è parte attiva alle operazioni di scarto nel rispetto della normativa sui beni culturali
I vantaggi di utilizzare il software documentale ARXivar
La gestione con un software documentale come ARXivar consente di digitalizzare i processi gestendo l’intero ciclo di vita del documento in modo organizzato e migliorando l’efficienza di aziende di ogni dimensione. Le caratteristiche di una piattaforma per la gestione documentale efficiente sono:
- Integrazione con i sistemi utilizzati per centralizzazione gestionale
- Accessibilità smart alle informazioni da qualsiasi luogo o device utilizzato
- Documenti gestiti con sistemi automatici durante tutto il ciclo di vita
- Condivisione di informazioni con impostazione di corretti livelli di accessi
- Conservazione del valore probatorio del documento in formato digitale
- Sicurezza del sistema documentale affidabile con alti standard di criptazione dei dati
In ATF aiutiamo le aziende a gestire in modo semplice e smart le informazioni ed i documenti. L’esperienza maturata dai nostri consulenti, lo studio delle esigenze, la realizzazione ed i risultati ottenuti in termini di efficacia dei progetti, ci è valso il riconoscimento di Gold Partner ARXivar.
