La gestione degli ordini da sempre è stata una questione di fondamentale importanza per rendere la logistica di un’azienda efficiente ed elastica, capace cioè di reagire a cambiamenti imprevisti nei flussi di merci che transitano dal magazzino.
Gestire degli ordini di vendita e di quelli di acquisto in un processo che generi nel minor tempo possibile un output del magazzino, vuol dire innanzitutto semplificare. Digitalizzare l’intera procedura di acquisizione ed elaborazione degli ordini, dematerializzando la documentazione è il primo passo per evitare passaggi di mano e quindi errori e ridondanze.

ESIGENZA

La ricezione di un ordine di vendita innesca un processo che può coinvolgere diverse funzioni aziendali. La prima esigenza è quella di raccogliere in modo centralizzato gli ordini e di poterli condividere con i diretti interessati. Ogni ordine ha le proprie caratteristiche che ne determinano il processo di gestione; un’altra esigenza è quella di digitalizzare tale processo.
Digitalizzare il sistema di gestione ordini di vendita con ARXivar migliora l’integrazione con i fornitori, organizza tutti i documenti in modo strutturato, standardizza tutte le richieste che arrivano dai diversi canali, semplifica l’assegnazione dei compiti dei diversi reparti aziendali portando a una indubbia riduzione dei tempi e di conseguenza dei costi.

REALIZZAZIONE

Implementazione ambiente GED e Workflow:

L’archiviazione avviene tramite una Maschera dall’utente preposto. Gli utenti preposti sono i venditori che ricevono in genere gli ordini per e-mail. A seguito dell’archiviazione, parte un workflow che coinvolge:

• Responsabile Commerciale:
  • Valutare il rischio commerciale
  • Gestire le commissioni dei venditori
• Customer Care
  • Eventuale integrazione anagrafiche nel gestionale
• Area Soluzioni
  • Riconciliazione con la relativa Offerta

Successivamente viene ingaggiata l’Amministrazione finanziaria per:

• Verificare eventuali blocchi amministrativi
• Valutare eventuali finanziamenti indiretti
• Verificare e garantire la completezza dei documenti necessari

Nella fase successiva viene coinvolta l’Amministrazione per:

• Inserire l’ordine di vendita nel sistema gestionale
• Inserire eventuali ordini di acquisto nel sistema gestionale
• Aspettare eventuali conferme ordine di acquisto
• Controllare la ricezione della merce
• Predisporre la consegna al cliente

Integrazione con il gestionale:

• Anagrafiche clienti
• Stato amministrativo del cliente.
• Ordine a fornitore e relative correlazioni con “Ordine cliente”.

RISULTATI:

• Agli utenti dell’area vendita è stata assegnata una licenza nominale per ARXDRIVE e fornito loro l’accesso al portale ARXDRIVE attraverso cui possono accedere ai propri fascicoli.
• È stato eliminato il rischio di accedere a documenti non aggiornati.
• L’ufficio programmazione commerciale gestisce e controlla la pubblicazione dei documenti.

Vuoi ottimizzare i tuoi processi di vendita con ARXivar? Contattaci per maggiori informazioni: marketing@atf.it